Hoy en día cada vez hay más empresas conscientes de la necesidad de eliminar la utilización del papel en sus tareas diarias y sustituirlo por soportes digitales. Esta estrategia es doblemente ventajosa ya que permite un ahorro anual en el gasto de consumibles y se es respetuoso con el medio ambiente.
Estarás de acuerdo con que hay ciertas tareas empresariales en las que es más difícil a priori imaginar una situación de “papel cero”. Como es, por ejemplo, el área de mantenimiento de una empresa.
¿Es posible, en el área de mantenimiento, poder prescindir de los formatos en papel?
Para responder este pregunta, deberíamos pensar en el “cómo”, teniendo en cuenta que la característica del mantenimiento es que son trabajos que es necesario estar in situ. Es por ello por lo que la palabra que nos viene a la mente es MOVILIDAD.
Si pensamos en las tareas diarias que realiza un técnico de mantenimiento, todas ellas están condicionadas a utilizar numerosos documentos:
- Planos
- Manuales de fabricante de como ejecutar el mantenimiento
- Documentos sobre permisos/certificaciones necesarias para realizar un determinado trabajo
- Formularios de tareas donde indicar el trabajo realizado, las horas utilizadas, los repuestos consumidos, comentarios, etc.
Además, hay que tener en cuenta que actualmente la mayoría de los fabricantes se han sumado a este hecho de “papel cero”. Por lo que ahora esos documentos que se enviaban impresos en papel se envían directamente en formato digital, como puedan ser los manuales de mantenimiento o planos de un equipo.
De ahí la necesidad que tienen las empresas en tener una herramienta que les permita asociar estos documentos digitalizados a cada uno de sus activos. Esto permite poderlos consultar ante cualquier duda o necesidad. Un ejemplo claro, es poder consultar un manual de mantenimiento ante cualquier duda que pueda surgir reparando una avería.
- ¿Y si pudieran tener acceso a todos estos documentos desde un mismo lugar sin necesidad de imprimirlos?
- Además, ¿y si pudieran optimizar el tiempo de sus operarios unificando todas sus tareas en un mismo dispositivo?
Módulo de mantenimiento de SAP en S4hana
Esta problemática puede ser resuelta en gran medida gracias a la utilización del módulo de mantenimiento de SAP en S4hana. En este, de manera natural se pueden realizar algunas tareas diarias de mantenimiento de forma móvil utilizando diferentes aplicaciones. No obstante, somos conscientes, por una parte, de que hay muchas empresas que todavía no han realizado una migración a este sistema. Por otro lado pensamos que, tener una única aplicación desde la cual se puedan realizar las tareas diarias podría facilitar el trabajo del operario.
Aplicación de movilidad para la gestión de ordenes de mantenimiento
Por ello, en Sothis y como partner de SAP, hemos desarrollo una aplicación de movilidad. Esta app puede ser utilizada tanto en un sistema R3 como en un sistema S4hana (con algunas mejoras añadidas respecto a su versión en R3). Además, permite adaptarse a los procesos concretos del trabajo de mantenimiento, centralizando las diferentes tareas que un operario debe ejecutar, de la forma más sencilla posible.
Ventajas de la APP en la gestión de ordenes de mantenimiento
Con todo esto, a través de una interfaz amigable e intuitiva, la utilización de la aplicación en tu día a día, te va a aportar las siguientes ventajas.
Evitar retrabajos, facilitando la digitalización de la información
En las empresas es habitual imprimir partes de trabajo donde los operarios indican las horas realizadas, los repuestos consumidos, sus comentarios, etc. Posteriormente el responsable de mantenimiento es el que pasa esos datos al ERP o sistema de gestión. No hay duda que el tiempo invertido es el doble.
Gracias a la aplicación de gestión de órdenes, el propio operario puede notificar desde su dispositivo móvil cualquier tipo de orden de trabajo (correctivas, preventivas, etc)
Control del stock en todo momento
Uno de los problemas habituales del stock de repuestos, es que hay algunos de ellos que pueden ser considerados como críticos. Por ello es necesario almacenarlos en stock para poder utilizarlos en cualquier reparación, ya que, de lo contrario, habría que asumir pérdidas económicas debido a las paradas elevadas en producción.
Desde la aplicación, el propio operario actualiza el stock en tiempo real pudiendo realizar consumos de repuestos y anulaciones desde la propia aplicación. De esta manera, el stock puede reflejar la realidad en todo momento.
Evitar burocratizar las tareas
Especialmente cuando los operarios de forma proactiva detectan una intervención inmediata. Los propios operarios de mantenimiento pueden crear las órdenes urgentes/correctivas y en el mismo paso realizar consumos y fichadas de tiempos.
Facilita la comunicación de las tareas a los operarios y el seguimiento de estas
Es habitual que, una vez planificado el trabajo por parte del responsable de mantenimiento, sea necesaria una llamada de teléfono al operario en cuestión para indicarle que trabajo tiene asignado o darle un parte de trabajo en papel con las tareas a realizar, siendo el flujo de comunicación poco ágil.
Gracias a la aplicación de gestión de órdenes, el operario podrá buscar cuales son las órdenes de mantenimiento que tiene asignadas, que tareas debe realizar en cada una de ellas, como debe de realizar esas tareas (gracias a los documentos adjuntos en la orden de mantenimiento o en el equipo) y que repuestos debe consumir.
Actualización sin esfuerzo de los informes de averías, paradas y costes
Una de las ventajas de contar con la información en tiempo real en el sistema, como ya se comentó en este blog , es la obtención de informes actualizados de averías, paradas y costes.
De la misma forma, con la utilización de esta aplicación se actualizarán estos informes, ya que desde ella se podrá indicar la causa de una avería, la parte de la máquina dañada, si se ha producido una parada, la duración de esta, así como costes que se han producido en la reparación de la avería o en el mantenimiento preventivo debido a la mano de obra, consumo de repuestos, etc.
Trazabilidad de las averías
Desde la aplicación podrás navegar a visualizar para un mismo equipo cuales son las órdenes creadas recientemente, así como el estado de ellas.
Recopilación de información de las averías de forma sencilla
Desde la aplicación, al crear una orden para la reparación de una avería, podrás realizar de forma rápida y sencilla, una fotografía o vídeo del equipo dañado y adjuntarla a la orden de trabajo. De esta forma se conseguirá tener una documentación detallada de las averías producidas.
Actualmente, es habitual, observar empresas que intentan mejorar su competitividad y valor añadido a través de una RSC (responsabilidad social corporativa) donde incluyen su visión y valores en referencia al medio ambiente.
Como ya hemos comentado, uno de los objetivos presentes en esa RSC, es poder reducir el papel utilizado, pero este objetivo no puede conseguirse sin la utilización de aplicaciones de movilidad en las diferentes áreas de una empresa, entre ellas el área de mantenimiento.
Somos conscientes de que los esfuerzos de los operarios de mantenimiento se deben centrar en la reparación de los activos de la empresa o en la prevención de averías, y no en la gestión administrativa. No obstante, esto se debe compaginar con el correcto registro de la información para que sea utilizada por el propio departamento o por otras áreas de la organización, y de esa forma, poder realizar un seguimiento en la evolución del mantenimiento ejecutado en tu empresa.
A través de la aplicación de gestión de órdenes en SAP, tus operarios podrán registrar las averías producidas en la planta, así como tratar los diferentes mantenimientos preventivos a realizar. De esta forma, gracias a la movilidad, se agilizará el registro de la información de mantenimiento en SAP consiguiendo la actualización de los datos en tiempo real, reduciendo la utilización del papel.
Si tienes preguntas o quieres saber más sobre esta APP, reserva tu asesoramiento gratuito aquí.
